De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) treedt op 1 januari 2026 in werking. Deze regeling is in feite een flinke upgrade van afdeling 2.3 van de Awb, waarin het elektronisch verkeer tussen burgers en bestuursorganen wordt geregeld.
In de Wmebv wordt elektronische communicatie met bestuursorganen niet langer gezien als een mogelijkheid, maar als een recht van burgers. Tegelijkertijd blijft keuzevrijheid een belangrijk uitgangspunt. Burgers en bedrijven kunnen zelf kiezen of ze elektronisch of via de traditionele papieren weg met de overheid communiceren.
Let op! Deze keuzevrijheid bestaat niet als een bijzondere wet uitdrukkelijk bepaalt dat elektronische communicatie verplicht is.
Een voorbeeld van een wettelijk voorschrift, waarin dat nu al wordt bepaald, is art 3a van de Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen.
De zorgplicht
De wetgever heeft nadrukkelijk stilgestaan bij mensen die minder digitaal vaardig zijn. Daarom is een algemene zorgplicht in de Wmebv opgenomen. Deze is reeds op 1 januari 2024 in werking getreden:
Een bestuursorgaan draagt zorg voor passende ondersteuning bij het verkeer met dat bestuursorgaan. (art 2:1, lid 1 Awb)
Dit houdt in dat bestuursorganen hulp aan burgers en bedrijven moeten bieden, zoals:
- Digitale ondersteuning via generieke voorzieningen zoals websites en apps.
- Faciliteiten zoals openbare internettoegang in bibliotheken.
- Maatwerkondersteuning via telefoon, digitale chat of fysieke balie.
Verzending door een bestuursorgaan
Let op: de wetsartikelen die hierna worden besproken zijn toekomstige bepalingen uit de Awb en treden op 1 januari 2026 in werking onder de Wmebv.
Een bestuursorgaan kan een bericht elektronisch verzenden, mits de burger uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat hij op deze manier bereikbaar is (art 2:8 Awb).
Toestemming voor een specifiek wijze van verzenden van een bepaald type bericht geldt niet automatisch voor andere typen berichten. Als een burger bijvoorbeeld toestemming geeft om via een berichtenbox te communiceren over een aanvraagprocedure, betekent dit niet dat toekomstige correspondentie in andere procedures of kwesties ook via die berichtenbox mag plaatsvinden.
Zoals hiervoor uiteengezet heeft de burger geen keuzevrijheid als een wettelijk voorschrift de elektronische route dwingend voorschrijft. Uitdrukkelijke toestemming is in dat geval dus niet vereist.
Het bestuursorgaan moet er volgens artikel 2:9 Awb voor zorgen dat de verzending betrouwbaar en vertrouwelijk gebeurt. Bij privacygevoelige informatie of belangrijke besluiten betekent dit meestal dat het bestuursorgaan gebruik moet maken van een beveiligd systeem voor gegevensverwerking, zoals een berichtenbox.
Artikel 2:10 Awb stelt hier specifieke eisen aan. Als een bestuursorgaan een bericht in zo’n systeem plaatst, moet de geadresseerde binnen 48 uur een elektronische kennisgeving (notificatie) ontvangen. Deze kennisgeving moet het bericht ontsluiten of in ieder geval informatie bevatten over de aard van het bericht, de rechtsgevolgen en eventuele termijnen.
Mislukte bezorging en notificaties
Als een elektronisch bericht niet succesvol bezorgd kan worden bij de geadresseerde, dan moet het bestuursorgaan het bericht nogmaals of op een andere wijze verzenden (art 2:11, lid 1 Awb).
Als een notificatiemail over een bericht in een berichtenbox niet aankomt, dan moet het bestuursorgaan de geadresseerde langs andere wegen proberen te informeren over het niet kunnen bezorgen van de notificatie én van de maatregelen die hij kan nemen om toekomstige kennisgevingen te ontvangen (art. 2:11, lid 2 Awb).
Het bestuursorgaan moet dus in voorkomende gevallen actief contact zoeken met de geadresseerde, bijvoorbeeld per brief of telefoon, om het juiste e-mailadres te verkrijgen en toekomstige notificaties mogelijk te maken.
Verzending aan een bestuursorgaan
De wet maakt onderscheid tussen twee soorten berichten die burgers en bedrijven aan een bestuursorgaan kunnen sturen.
Het eerste type zijn de ‘formele berichten’. Denk hierbij aan aanvragen, zienswijzen, bezwaarschriften en wettelijk verplichte meldingen. Voor dit soort berichten moet elk bestuursorgaan een elektronisch kanaal openstellen.
Artikel 2:13 Awb bepaalt dat het bestuursorgaan daarbij zelf mag bepalen welk kanaal dat is. Dat kan een webformulier zijn, een specifieke app of bijvoorbeeld een platform als Digipoort.
Technische eisen
Het bestuursorgaan mag overigens technische eisen stellen aan elektronische berichten. Denk aan bepaalde bestandsformaten (zoals PDF of XML) of authenticatie-eisen voor beveiligde communicatie. Deze eisen moeten wel openbaar worden gemaakt via een besluit van algemene strekking. Bovendien mogen ze het gebruik van elektronische communicatie niet onnodig belemmeren (art. 2:13, lid 3 Awb). Voor een eenvoudig informatieverzoek is authenticatie bijvoorbeeld meestal niet nodig.
Het tweede type zijn de ‘informele berichten’. Dit zijn de minder formele contacten met de overheid. Denk aan de burger die verzoekt om informatie, een aanvraagformulier of een brochure. Ook meldingen die het bestuursorgaan aangaan, zoals een losse stoeptegel of een overlastgevende jeugdgroep, vallen hieronder. Het bestuursorgaan mag zelf bepalen of en hoe het dit soort berichten wil ontvangen (art. 2: 14 Awb).
Gebruik van een verkeerd kanaal
Het kan natuurlijk gebeuren dat een burger een bericht via het verkeerde kanaal verzendt. Ook daar heeft de wetgever over nagedacht. Artikel 2:16 Awb regelt dat het bestuursorgaan in zo’n geval mag vragen het bericht opnieuw via de juiste weg in te dienen. Er zijn echter drie belangrijke uitzonderingen waarbij het bestuursorgaan het bericht tóch moet behandelen:
- Als het bericht van de burger zonder extra bewerking kan worden verwerkt
- Als het om een bezwaar- of beroepschrift gaat
- Als het bestuursorgaan geen enkel kanaal heeft aangewezen voor dit type bericht
Ontvangstbevestigingen
Het bestuursorgaan moet de ontvangst van formele elektronische berichten bevestigen (art. 2:17, lid 1 Awb). Dit geldt echter niet wanneer:
- verzender en bestuursorgaan hetzelfde systeem voor gegevensverwerking gebruiken en de verzender daarin kan zien dat het bericht is ontvangen
- van de verzender geen elektronisch adres beschikbaar is
Als burgers rechtstreeks gegevens invoeren in een systeem van het bestuursorgaan, moet het bestuursorgaan niet alleen een ontvangstbevestiging sturen, maar ook de ingevoerde gegevens zelf aan de verzender beschikbaar stellen. Dit gebeurt meestal door middel van een downloadbaar document (bijvoorbeeld een PDF), zodat de verzender kan controleren of de gegevens correct zijn geregistreerd (art. 2:17, lid 2 Awb).
Voor informele berichten, zoals meldingen of verzoeken om informatie, geldt geen verplichting tot het sturen van een ontvangstbevestiging. Dat mag natuurlijk wel. Het wordt aanbevolen om in ieder geval een bevestiging te sturen als de verwerking van het bericht tijd kost, bij voorkeur met een indicatie wanneer de burger antwoord kan verwachten.
Bescherming tegen storingen
Met de komst van de nieuwe regeling worden belangrijke waarborgen geïntroduceerd voor burgers bij het elektronisch communiceren met bestuursorganen. Deze waarborgen zijn met name van belang in situaties waarin technische storingen of problemen optreden in de elektronische systemen van de overheid.
Artikel 2:21 Awb geeft bestuursorganen de bevoegdheid om wettelijke termijnen te verlengen als hun elektronische bereikbaarheid is verminderd. Dit is vooral relevant wanneer storingen plaatsvinden aan het einde van een indieningstermijn. In zulke gevallen kan het restant van de termijn te kort zijn om via alternatieve kanalen (tradtionele post bijvoorbeeld) een bericht in te dienen. Als het bestuursorgaan besluit de termijn te verlengen, moet het dit “zo spoedig mogelijk” bekendmaken op een manier die ervoor zorgt dat betrokkenen hier tijdig van op de hoogte zijn (artikel 2:21, lid 2 Awb).
Maar zelfs als het bestuursorgaan geen verlenging verleent, biedt de wet bescherming aan burgers. Volgens artikel 2:21, lid 3 Awb, wordt een termijnoverschrijding niet aan de verzender tegengeworpen als het bestuursorgaan in de periode voorafgaand aan het einde van de termijn enige tijd niet bereikbaar was via de aangewezen elektronische weg.
Bijvoorbeeld: een burger probeert op de laatste dag van een bezwaartermijn een bericht digitaal in te dienen via het systeem dat door het bestuursorgaan is aangewezen. Door een technische storing is dit systeem in de periode vlak voor het einde van de termijn enige tijd niet toegankelijk. Als gevolg van de storing kan de burger het bericht niet tijdig indienen.
In dit geval bepaalt artikel 2:21, lid 3 Awb dat een termijnoverschrijding de burger niet mag worden tegengeworpen, indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de burger niet in verzuim is geweest.
Daarnaast biedt artikel 2:22 Awb extra bescherming met betrekking tot notificaties. Als een kennisgeving, zoals een e-mailmelding dat er een bericht in de berichtenbox klaarstaat, niet is verzonden of niet is ontvangen, mag een eventuele termijnoverschrijding niet aan de geadresseerde worden tegengeworpen. Dit geldt uiteraard niet als de geadresseerde heeft aangegeven geen notificaties te willen ontvangen.
Bewijslast
Tot slot is in de Wmebv de bewijslast bij het gebruik van elektronische communicatiemiddelen geregeld. Artikel 2:25 Awb bepaalt dat het bestuursorgaan verantwoordelijk is voor het aantonen van de verzending, de ontvangst en de kennisneming van berichten wanneer gebruik wordt gemaakt van een systeem voor gegevensverwerking, zoals een berichtenbox. Het bestuursorgaan moet desgevraagd de beschikbare bewijzen aan de burger verstrekken, zoals loggegevens die aantonen wanneer een bericht is verstuurd, wanneer een notificatie is verzonden, en wanneer het bericht voor de burger beschikbaar is gemaakt.